Politiques de facturation Ostratia

Notre politique de facturation

Notre politique de facturation s'applique aux forfaits payants Ostratia et modules complémentaires achetés via l'application Ostratia et réglés par carte de crédit.

Lorsque vous achetez un forfait payant Pro et Business, vous serez facturé pour tous les membres actifs.

Tout changement du nombre de membres actifs dans l'espace « Organisation » et « Membres » apparaîtra sur votre prochain relevé de facturation. La facturation prendra en compte uniquement le statut des membres actifs et sa durée d'activation pour le mois en cours.

Si tous les membres deviennent inactifs, vous serez facturé pour un membre minimum (le propriétaire du compte), sauf si vous décidez de revenir au forfait Freemium.

Modèles tarifaires

Ostratia propose quatre niveaux d'abonnements (mensuels ou annuels) :

• Freemium : gratuit, usage limité,
• Starter (un utilisateur),
• Pro (multi-utilisateurs),
• Business (multi-utilisateurs).

Les prix et avantages de chaque plan sont indiqués sur la page tarifs.

Les abonnements sont facturés :

• Mensuellement, à la date d'anniversaire de l'abonnement tous les mois (sauf si achat de crédits supplémentaires),
• Annuellement, en un seul paiement (sauf si achat de crédits ou ajout d'utilisateur), avec réduction annuelle appliquée dès abonnement.

Organisation et utilisateurs

Le nombre d'utilisateurs peut varier en fonction de votre forfait.

Pour les entreprises avec une équipe marketing et/ou des consultants, il est conseillé de partir sur le plan Pro ou Business. Selon votre forfait, vous pouvez accéder aux fonctionnalités suivantes :

• Crédits supplémentaires (labs et chat),
• Stockage supplémentaire,
• Option de confidentialités d'informations en fonction de votre statut (propriétaire, admin ou membre),
• Possibilité d'ajouter des utilisateurs pour travailler sur la même organisation.

Crédits IA et consommation

Chaque forfait inclut un volume de crédits correspondant à l'usage d'Ostratia pour :

• Les labs (discussions guidées par sous-thématique : audits ou stratégies) dédiés à la stratégie marketing,
• Les rapports personnalisés enrichis,
• Les analyses avancées,
• Les recommandations générées,
• Les échanges avec le chatbot Ostratia expert en marketing.

La consommation des crédits dépend :

• Du nombre de labs soumis,
• Du nombre de rapports demandés,
• Du nombre de messages avec le chatbot Ostratia,
• Du volume de données importées et générées.

Lorsque le quota inclus dans le forfait est dépassé, l'organisation peut (uniquement le rôle propriétaire) :

• Acheter des crédits additionnels,
• Passer au forfait supérieur.

Les crédits inclus dans les forfaits expirent chaque mois (non reportables et cumulables). Les crédits consommés ne sont pas remboursés, même en cas d'erreur de saisie de l'utilisateur.

Facturation des utilisateurs

Avec les forfaits payants Pro et Business, vous êtes facturé pour les utilisateurs actifs de votre organisation.

Sont considérés comme utilisateurs payants :

• Les propriétaires de l'espace de travail,
• Administrateurs actifs,
• Membres actifs.

Remarque : Si un utilisateur ayant reçu une invitation accepte cette dernière et se joint à votre organisation, il sera facturé comme utilisateur actif à partir de cet instant.

Comment différencier un utilisateur actif et un utilisateur inactif ?

• Statut actif = connecté au moins une fois,
• Statut actif = invitation acceptée,
• Statut en attente = inactif car l'invitation est non acceptée.

À savoir, une invitation acceptée met immédiatement le compte en actif donc il devient facturable. Si un membre est supprimé en cours de période, la facturation cesse à la date de suppression, pas à la fin du mois.

Les nouveaux utilisateurs pendant la période de facturation

Si vous êtes abonné à un forfait payant Pro ou Business et que vous ajoutez de nouveaux utilisateurs pendant la période de facturation, vous serez seulement facturé de la durée d'utilisation réelle. Ces changements seront comptabilisés et vous serez facturé en conséquence.

• Pour la facturation mensuelle par carte bancaire : le coût est calculé proportionnellement et facturé le mois suivant pour tout ajout d'un utilisateur.
• Pour la facturation annuelle par carte bancaire : le coût est calculé proportionnellement pour le restant de l'année et facturé à la fin du mois en cours pour tout ajout d'un utilisateur.

Les montants facturés au prorata peuvent apparaître sous forme de lignes complémentaires dans votre facture Stripe.

Exemple : abonnement mensuel

Création d'un compte sur le forfait Pro le 10 novembre, l'utilisateur sera facturé 49 € avec prochaine échéance de facturation le 10 décembre.

Si le propriétaire de l'organisation rajoute un membre le 15 novembre, le prélèvement se fera au prorata sur la facture de décembre :

Si le propriétaire de l'organisation rajoute un troisième membre du 1er décembre au 5 décembre :

Exemple : abonnement annuel

Création d'un compte sur le forfait Pro le 1er janvier N donc 492 € (41 € × 12 mois) avec prochaine échéance de facturation le 1er janvier N+1.

Si le propriétaire de l'organisation rajoute un membre le 20 janvier N, le prélèvement se fera au prorata. Facturation pour janvier N :

S'il rajoute un membre du 1er mars au 15 mars N et que le membre 2 reste actif, facturation pour mars N :

À savoir, au moment du renouvellement de l'abonnement pour les 12 prochains mois, s'il y a 4 utilisateurs actifs la facturation annuelle sera en conséquence (492 € × 4 utilisateurs) pour l'année N+1.

L'achat de crédits supplémentaires

Il est possible pour tous les abonnements payants (mensuel ou annuel) d'acheter des crédits supplémentaires que ce soit pour la partie stratégie marketing avec les labs Audits et Stratégies ou le chatbot Ostratia. Les crédits non utilisés ne sont ni remboursables ni transférables sur un autre compte.

Facturation et usage des crédits supplémentaires pour les labs Audits et Stratégies

• Peuvent être utilisés dès l'achat,
• Se conservent sur le mois suivant sauf si l'utilisateur passe sur un forfait Freemium, le solde est présent mais ne peut être utilisé,
• Au renouvellement du forfait, les crédits compris dans l'abonnement sont d'abord utilisés avant ceux achetés à l'unité,
• Les crédits achetés ne distinguent pas les thématiques « audits » ou « stratégies »,
• Ils sont valables 1 an (12 mois à la date de l'achat).

Facturation des crédits pour le Chatbot Ostratia

• Vendus par pack (pas de facturation à l'unité),
• Les crédits du chatbot Ostratia ne se conservent pas au renouvellement du forfait.

Factures & moyens de paiement

Factures

Chaque transaction génère automatiquement une facture disponible dans l'application Ostratia : Facturation → Factures.

Moyens de paiement acceptés

Actuellement, uniquement les cartes bancaires sont acceptées.

Résiliation

Une résiliation :

• Empêche le renouvellement automatique,
• Ne donne lieu à aucun remboursement partiel de la période en cours,
• Permet l'utilisation de l'abonnement jusqu'à la fin de la période déjà réglée.

En cas de résiliation, les crédits non utilisés sont définitivement perdus et ne donnent lieu à aucun remboursement.

Changement de plan (upgrade / downgrade)

Souscription au forfait supérieur (immédiat)

En cas de passage à un forfait supérieur :

• Le changement est effectif immédiatement,
• Les nouveaux crédits deviennent disponibles instantanément,
• Une facturation au prorata est appliquée pour la période restante du cycle de facturation en cours.

Souscription au forfait inférieur (différé)

Le passage à un forfait inférieur prend effet :

• À la prochaine date de renouvellement,
• Sans remboursement de la période déjà réglée.

Un downgrade peut entraîner la perte de certaines fonctionnalités ou d'un volume de crédits : ces informations sont affichées avant confirmation.

Crédits non utilisés

Les crédits inclus dans un abonnement ne sont pas reportables d'une période à l'autre. Les crédits achetés à l'unité sont valables jusqu'à leur date d'expiration affichée dans l'interface. Les crédits non utilisés ne sont ni remboursables ni transférables.

Délai de paiement & suspension

En cas d'échec de paiement :

• Un email automatique est envoyé,
• De nouvelles tentatives sont effectuées automatiquement parStripe.

En absence de régularisation :

• Le compte passe en accès restreint sous 14 jours,
• Les fonctionnalités IA sont temporairement bloquées,
• Les données restent protégées et accessibles.

Dès régularisation, la réactivation est instantanée après mise à jour du moyen de paiement. Passé le délai de 14 jours, le compte est suspendu.

Sans régularisation dans les 90 jours, toutes les données non comptables sont définitivement supprimées et irrécupérables conformément au RGPD. Les données comptables sont conservées 10 ans selon le Code du commerce. Les journaux techniques peuvent être conservés jusqu'à 12 mois pour des raisons de sécurité.

L'utilisateur « propriétaire » reste propriétaire des données tant que son compte n'est pas supprimé.

Remboursement

Conformément aux pratiques standard du SaaS B2B et par cohérence avec les politiques observées sur des plateformes comparables :

• Aucun remboursement partiel ou complet ne sera effectué,
• Sauf erreur manifeste imputable à Ostratia,
• Ou obligation légale contraire.

Modification des tarifs

Ostratia se réserve le droit de modifier ses prix ou ses quotas. Tout changement :

• Est communiqué au moins 30 jours à l'avance,
• Ne s'applique qu'aux renouvellements futurs.

Contact

Pour toute question relative à la facturation : contact@ostratia.com